A rotina do gestor escolar é repleta de tarefas que são essenciais para o bom funcionamento da Instituição. Esse profissional precisa estar atento a todos os aspectos que envolvem o colégio e os alunos. Sendo assim, é comum o gestor ter que resolver em apenas um dia questões pedagógicas, administrativas e estruturais.
No entanto, esse acúmulo de tarefas sem um suporte não é nada positivo. Isso porque, por conta da correria diária, é comum alguma área ficar descoberta, pois é muito difícil para o gestor escolar dar conta de tudo.
Pensando em transformar a rotina dos gestores, tornando as atividades mais assertivas e práticas, há no mercado o sistema de gestão escolar. Esse recurso tecnológico tem por objetivo otimizar o trabalho do gestor em todas as áreas, da pedagógica a financeira.
Se você está curioso para saber como um sistema de gestão escolar pode, de fato, facilitar as tarefas diárias do gestor e ampliar a qualidade dos serviços, não deixe de conferir na sequência os 4 benefícios que esse recurso proporciona para as instituições de ensino.
1. Otimiza atividades administrativas e financeiras
O primeiro benefício do sistema de gestão escolar que vamos apresentar é a otimização das atividades administrativas e financeiras. Muitas vezes, essas tarefas são burocráticas e consomem bastante tempo do gestor, impedindo que ele se dedique a área nobre do colégio, que é a educação dos alunos.
Ao adotar um bom sistema de gestão escolar, a instituição de ensino ganha um grande aliado, pois boa parte das atividades administrativas e financeiras são automatizadas, retirando a sobrecarga dos gestores. Confira abaixo algumas das tarefas contempladas por um bom sistema de gestão escolar:
- Controle total sobre as operações financeiras;
- Diminuição da inadimplência com o controle eficaz de contas a receber;
- Possibilidade de disponibilizar a ficha financeira e a 2ª via do boleto bancário via internet;
- Registro e acompanhamento das contas a pagar;
- Informações para apoiar a tomada de decisões por meio de relatórios de fluxo de caixa, descontos concedidos, faturamento por turma, dentre vários outros pontos;
- Informatização de processos com a integração com os principais bancos, o que permitirá a eliminação de erros e a otimização de rotinas financeiras;
- Emissão de notas fiscais de serviços diretamente pelo sistema;
- Integração com o sistema utilizado pelo escritório contábil parceiro da escola, o que aumenta a confiabilidade das informações providas, otimiza o tempo e garante respostas mais rápidas.
2. Aprimora a captação de alunos
Uma das tarefas que fazem parte da rotina dos gestores escolares e que exige uma atenção especial é a captação de novos alunos. As instituições de ensino que contam com um sistema de gestão escolar conseguem estruturar todo o processo de prospecção dos estudantes, projetando ações mais assertivas por meio da visão completa do negócio disponível no software.
Boas plataformas permitem que o gestor cadastre os próximos contatos com os prospectivos, assim o colégio não perde a comunicação e consegue dar sequência aos atendimentos, visando a conversão em matrículas.
Com o sistema de gestão escolar, é possível acompanhar todos os estágios do funil de vendas, como cadastro de potenciais clientes, contatos telefônicos realizados e a realizar, agendamento de visitas e, por fim, a efetivação da matrícula.
Outra vantagem de utilizar o sistema de gestão escolar durante o processo de captação de alunos é a chance de fazer matrículas, emitir contratos e gerar documentos com facilidade, pois a ferramenta é bastante intuitiva e prática, auxiliando os gestores nesta importante área.
3. Melhora a gestão acadêmica e pedagógica
Um bom sistema de gestão escolar deve oferecer recursos que também otimizam a gestão acadêmica e pedagógica. Nas ferramentas de qualidade, há uma área destinada para os professores, possibilitando que eles lancem notas, conteúdos didáticos, faltas, tarefas e ocorrências dos alunos de maneira rápida, via internet.
Outro benefício interessante do sistema de gestão escolar é que o educador consegue acompanhar o desempenho acadêmico dos alunos de maneira individualizada, por turma ou disciplina, mantendo as informações acadêmicas organizadas e com fácil acesso.
4. Estabelece uma comunicação eficiente com a comunidade escolar
Manter um relacionamento próximo com a comunidade escolar é um dos pontos mais importantes para as instituições de ensino, e o sistema de gestão escolar também abrange essa área.
Há ferramentas que oferecem formas inovadoras para os pais interagirem com a escola, como via aplicativo móvel, transmitindo uma imagem de instituição de vanguarda. Alguns sistemas dão a instituição de ensino a chance de aplicar pesquisas de opinião com alunos, pais, professores e funcionários, além de disponibilizar também via web boletim de notas e faltas, ficha de ocorrências pedagógicas, consulta de matéria lecionada e tarefas dadas, arquivos diversos para download e quadros de avisos.
Você conferiu no artigo de hoje 4 benefícios de um sistema de gestão escolar, que aprimora diferentes áreas das instituições de ensino. Gostou das dicas e quer implantar um sistema de gestão escolar no seu colégio? Então, clique aqui e agende a demonstração gratuita do software SophiA, desenvolvido pela Prima.
