Atualmente, o ambiente digital está abrangendo cada vez mais o setores da sociedade, incluindo o de ensino. Por conta desse cenário, e de todos as suas vantagens e benefícios, foi publicado no final de 2017, um Decreto que impacta na forma como as  Instituições de Ensino Superior (IES) geram seus processos e seus documentos.

A legislação em questão, prevista pelo Ministério da Educação (MEC), é o Decreto nº 9.235, que entrou em vigor em 15 de dezembro de 2017, e “dispõe sobre o exercício das funções de regulação, supervisão e avaliação das instituições de educação superior e dos cursos superiores de graduação e de pós-graduação no sistema federal de ensino”. Uma das intenções da norma é fazer com que tais instituições, tanto públicas quanto privadas, criem seu acervo acadêmico digital — ou seja, adaptem a gestão do acervo acadêmico físico para que ela funcione também em formato eletrônico. Tal adequação é obrigatória para todas as IES.

 “Os documentos que compõem o acervo acadêmico das IES na data de publicação deste Decreto serão convertidos para o meio digital, mediante a utilização de métodos que garantam a integridade e a autenticidade de todas as informações contidas nos documentos originais, nos termos da legislação”, definiu o Art. 104 da determinação.

O Decreto nº 9.235 era complementado pela Portaria MEC nº 22, de 21 dezembro de 2017. Esta, porém, foi substituída pela Portaria MEC nº 315, de 4 abril de 2018, que, entre outras alterações, estabelece um novo prazo para implementação do acervo acadêmico digital pelas IES.

A data limite para conversão da gestão de papel para uma gestão eletrônica de documentos, agora, segundo a atual Portaria complementar, é abril de 2020. Vale destacar, no entanto, que a partir de dezembro de 2019 as IES já poderão receber visitas dos agentes responsáveis, com o intuito de averiguar se a Portaria está sendo seguida. 

Portaria MEC nº 315: O que é o acervo acadêmico digital e outras definições

A seção VIII da Portaria MEC nº 315 é o fragmento de texto dedicado às especificações relacionadas ao acervo acadêmico digital — que, conforme o Art. 37, é definido como “o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos.”

Entre as principais definições da Portaria do MEC, estão:  

• Que o acervo acadêmico digital será composto de documentos e informações definidos no Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pela Portaria AN/MJ no 92, de 23 de setembro de 2011 — devendo a IES obedecer a prazos de guarda, destinações finais e observações neles previstos;
• Que o dirigente da IES e o representante legal da mantenedora são pessoalmente responsáveis pela guarda e manutenção do respectivo acervo acadêmico, que deve ser mantido permanentemente organizado e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta;
• Que o acervo acadêmico digital poderá ser averiguado a qualquer tempo pelos órgãos e agentes públicos, para fins de regulação, avaliação, supervisão e nas ações de monitoramento;
• Que os documentos em meio físico e em meio digital deverão estar disponíveis no endereço para o qual a IES foi credenciada;
• Que o representante legal da mantenedora responderá, nos termos da legislação civil e penal, pela guarda e manutenção do acervo acadêmico das instituições mantidas, inclusive nos casos de negligência ou de utilização fraudulenta.

Ainda: 

• Quanto ao prazo de conversão do acervo acadêmico para o meio digital, e os critérios que esse processo deve seguir:   

“Art. 45. Nos termos do art. 104 do Decreto nº 9.235, de 2017, os documentos e informações que compõem o acervo acadêmico, independente da fase em que se encontrem ou de sua destinação final, conforme Código e Tabela aprovados pela Portaria AN/MJ no 92, de 2011, deverão ser convertidos para o meio digital, no prazo de vinte e quatro meses [ou seja, até abril de 2020], de modo que a conversão e preservação dos documentos obedeçam aos seguintes critérios:

I – os métodos de digitalização devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais; e

II – a IES deverá constituir comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico, conforme definido nesta Portaria, no Marco Legal da Educação Superior e, de maneira subsidiária, em suas normas institucionais.”

• Quanto à necessidade de um sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos 

“Art. 46. O acervo acadêmico, oriundo da digitalização de documentos ou dos documentos nato-digitais, deve ser controlado por sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos, que possua, minimamente, as seguintes características:

I – capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;

II – forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;

III – método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação; e

IV – utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.”

Por fim, a Portaria MEC nº 315 encerra a parte que versa sobre o acervo acadêmico digital afirmando que a manutenção de acervo acadêmico que não estiver em conformidade com os prazos de guarda, destinações finais e especificações definidas no documento poderá ser caracterizada como irregularidade administrativa, sem prejuízo dos efeitos da legislação civil e penal. 

Benefícios da implementação de um acervo acadêmico digital 

A norma prevista pelo Ministério da Educação, de implementação de um acervo acadêmico digital, é obrigatória a todas as Instituições de Ensino Superior.

Além de acompanhar a transição natural — do papel para o eletrônico — que vem acontecendo na maioria dos setores da sociedade, nos últimos anos, a indispensabilidade da conversão proporciona ao setor educacional mais segurança, controle e organização no manuseio dos documentos dos alunos. Trata-se de três aspectos essenciais para uma boa gestão de qualquer instituição.

Outras vantagens de converter documentos para o meio digital, são:

Para as IES

• Mais praticidades e rapidez na hora de localizar o que se deseja (sem que seja necessário procurar, manualmente, um determinado papel ou, mesmo, deslocar-se para outro prédio para encontrá-lo);
• Maior agilidade nos procedimentos e tomadas de decisão;
• Redução do tempo de espera no atendimento ao público;
• Redução do extravio de documentos;
• Rastreabilidade e trilha de auditoria para documentos;
• Mais praticidade e agilidade na construção da documentação obrigatória para o e-MEC, plataforma do Ministério da Educação criada para fazer a tramitação eletrônica dos processos de regulamentação;
• Mais praticidade e organização das evidências na auditoria do MEC;

Para os estudantes

• Ter acesso mais rápido e prático aos documentos e informações necessárias, sem a necessidade, por exemplo, de deslocamento para isso;
• Economia financeira, por conta da redução dos deslocamentos;
• Possibilidade de enviar documentos por meio de imagens digitalizadas ou fotos;
• Acompanhar o andamento do processo de solicitações, bem como acessar o ambiente de solicitações em qualquer horário e de qualquer lugar.
• Para os educadores e demais funcionários 
• Elaborar relatórios de avaliação e frequência online;
• Executar atividades de qualquer lugar, e contar com total mobilidade;
• Consultar documentos e informações sem a necessidade de deslocamento;
• Contar com um ambiente de trabalho mais organizado, prático, eficiente e padronizado;
• Conseguir mais eficiência na execução das atividades;
• Com a economia de tempo, poder focar em outras demandas.

Como escolher o software ideal para gestão do acervo acadêmico digital da sua instituição de ensino superior

O ideal é buscar um fornecedor de software de gestão do acervo acadêmico digital que seja eficiente, confiável, que possua uma boa reputação no mercado e uma marca sólida e positiva  — e, ainda, que já tenha experiência no que se refere a soluções de gestão acadêmica. Além disso, é indispensável que o parceiro possua conhecimento da legislação brasileira.

Já, o software de gestão de acervo escolhido precisa:

Priorizar a fácil utilização e praticidade, principalmente em relação à fácil localização dos documentos;

• Ser intuitivo;
• Ter uma linguagem simples;
• E oferecer um bom suporte técnico. 
• Além, claro, das especificações da Portaria MEC nº 315 já citadas neste artigo:

Recapitulando…

As quatro características fundamentais que um sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos deve apresentar, segundo o Art. 46 da Portaria MEC nº 315, são: 

“I – capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;

II – forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;

III – método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação; e

IV – utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.”

O software SophiA Acervo

O SophiA Acervo é um software desenvolvido pela empresa Prima, especializado na gerenciamento de documentos eletrônicos, que apresenta eficientes soluções para as Instituições de Ensino Superior comprometidas em trabalhar com um acervo acadêmico digital. 

O software da Prima é fácil de operar, apresenta um bom custo-benefício para as IES e, ainda, proporciona o acesso das instituições a recursos fundamentais para uma administração assertiva do acervo. Tais como: 

• Uma ficha básica de catalogação como ponto de partida, que pode ser ajustada de acordo com as necessidades da instituição de ensino;
• O controle do empréstimo de documentos físicos através da análise de movimentação do documento — garantindo ao acervo acadêmico digital mais segurança ao movimentá-lo.  
• A praticidade na gestão do Depositário de Acervo Acadêmico (DAA);
• A flexibilidade, visto que o software SophiA Acervo permite a edição da ficha de catalogação ou criação de uma nova, de acordo com as necessidades da Instituição de Ensino Superior; 
• O acesso protegido por meio de identificação e senha pessoal, com níveis de permissão personalizados de acordo com perfis de usuários definidos pelo cliente; 
• A emissão e impressão de relatórios, gráficos, bem como outros documentos personalizados, facilitando a circulação e disseminação das informações armazenadas;
• Um Terminal Web pelo qual a equipe das IES pode realizar, com segurança, consultas internas à base de dados — com a possibilidade de edição personalizada de campos de busca;
• E a possibilidade de o software ser integrado a outros sistemas usados na Instituição.

Para saber mais sobre o software para gestão de acervo acadêmico digital criado pela Prima, e dedicado às Instituições de Ensino Superior, acesse a página do SophiA Acervo, e solicite uma demonstração das aplicações da ferramenta. 

O que mais a linha de softwares SophiA pode fazer por sua instituição de ensino superior

Dentro da linha de softwares SophiA, as Instituições de Ensino Superior ainda podem contar com outras ferramentas além do SophiA Acervo — como é o caso do SophiA Biblioteca e o SophiA Gestão Acadêmica.

O SophiA Biblioteca

O software é uma criação da Prima para a gestão de bibliotecas acadêmicas, baseada nos padrões internacionais de catalogação e comunicação de dados — MARC 21; ISO 2709; Z39.50 cliente e servidor; e XML e OAI-PMH. 

Com o SophiA Biblioteca, é possível:

• gerir a biblioteca digital, com vinculação de diversas mídias — como PDF, DOC, imagem, vídeo e som, por exemplo. Ela também é integrada a provedores de conteúdo digital, como o Minha Biblioteca e a Pearson;
• contar com o Terminal de buscas do Repositório Institucional para disponibilizar a produção de trabalhos e pesquisas realizados pelo corpo docente e discente aos usuários;
• além de um Terminal Web, contar também com um aplicativo que pode ser personalizado com a identidade da universidade, para facilitar a comunicação com a comunidade acadêmica. Tal ferramenta possibilita que o aluno tenha acesso online às principais operações da biblioteca — como, por exemplo, renovações e reservas;
• requisitar volumes de outras bibliotecas da mesma instituição;
• realizar, pelo Terminal Web, o levantamento de referências bibliográficas de acordo com as normas ABNT.

Quem utiliza o SophiA Biblioteca, afirma:   

“A sua utilização permite que os processos de catalogação se tornem simples, rápidos e completos, que a circulação tenha relatórios com dados concretos, além de atuar na melhoria do atendimento aos usuários.” — Vice-diretor e Bibliotecária do Instituto de Educação e Ensino Superior de Campinas (IESCAMP), Rubens Scardua e Denise Prego. 

“Após doze meses de utilização do SophiA Biblioteca na Unicamp as avaliações de produtividade nas atividades de catalogação aumentaram significativamente e o tempo de atendimento aos usuários na circulação diminuíram. A relação custo versus benefício foi bastante significativa. O relacionamento entre a Unicamp e a Prima transcorre muito bem desde seu início, pois a empresa possui know-how, e isto a torna diferenciada no mercado de software para bibliotecas. Podemos considerar que integração seria a palavra-chave das atividades executadas pelo SophiA no sistema de Bibliotecas da Unicamp. Trata-se de um produto atual, versátil. Com a versão mobile e o terminal web a utilização dos usuários também é facilitada. As atividades relativas à biblioteca (renovação, reservas e recentemente, chat e endereços das bibliotecas do SBU) podem ser operacionalizadas facilmente. O número de operações via mobile e terminal web vem aumentado significativamente mês a mês, mostrando a credibilidade dos usuários pelo serviço.” — Bibliotecário e membro do Grupo Gestor do SophiA na Universidade Estadual de Campinas (Unicamp), Gilmar Vicente. 

“Dentre os principais benefícios do SophiA destaca-se a catalogação de exemplares para o acervo. Ficou muito mais simplificada e ágil; antes perdíamos muitas informações e era necessário atualizar o sistema para que os novos exemplares aparecessem para o usuário. Esse problema foi solucionado e a disponibilização dos exemplares para os usuários ocorre em tempo real, o que facilita muito o processo.” —Bibliotecária da Universidade de Uberaba (UNIUBE), Dayse Domingues.

Entre em contato com a equipe responsável pelos softwares e saiba mais sobre o SophiA Biblioteca.

O SophiA Gestão Acadêmica

O SophiA Gestão Acadêmica trata-se de mais um software da linha SophiA, criado pela Prima, e dedicado à gestão educacional. O sistema é eficiente na administração e controle financeiro de uma instituição de ensino. 

Com ele, é possível: 

Na área financeira

• ter controle total sobre as operações financeiras e visão geral por meio de relatórios;
• emitir, com facilidade, notas fiscais de serviço e de produto — e, desta forma, agilizar a entrega do documento fiscal para o cliente e otimizar a rotina da instituição;
• diminuir a inadimplência da instituição de ensino, através do controle das contas a receber e das contas a pagar.
• contar com a baixa automática de títulos e a geração de boletos em lote, visto que o SophiA Gestão Acadêmica está integrado a sistemas contábeis e aos principais bancos.

Na gestão pedagógica

• O educador pode, por meio do Módulo Professor do SophiA, lançar notas, conteúdos didáticos, faltas, tarefas e ocorrências dos alunos, tudo via internet;
• Acompanhar o desempenho acadêmico dos alunos de forma individualizada, por turma, ou disciplina, mantendo os dados organizados e com fácil acesso.

Na comunicação 

• reduzir o volume de atendimento, disponibilizando as informações pelo Terminal Web do SophiA;
• ter um aplicativo personalizado e, desta forma, melhorar a comunicação;
• facilitar a rotina dos alunos com o recurso de notificação push.

Nos demais assuntos administrativos 

• Fazer matrículas, emitir contratos e gerar documentos com facilidade; 
• Montar, aplicar e apurar pesquisas de avaliação institucional;
• Administrar processos seletivos, como concursos de admissão e de bolsas.

Quem utiliza o SophiA Gestão Acadêmica, afirma:   

“A expedição de documentos como: boletins, históricos, atas, relatórios acadêmicos, melhorou muito com o SophiA. E, a possibilidade de gerenciamento da vida acadêmica dos alunos resulta na melhoria do atendimento, trazendo benefícios tanto para a diretoria quanto para o próprio aluno.” — Rangel Ramos, da Assessoria de Comunicação da Faculdade Teológica Batista do Paraná (FTBP). 

“A implantação do software auxilia em vários aspectos e departamentos da instituição, mas o foco – alcançado – era de usá-lo como ferramenta principal na redução da inadimplência. o SophiA ajuda com relatórios, gráficos, cartas de cobrança. E as renegociações lançadas no sistema, já com os cálculos de atualização de valores, são muito simples de se fazer, não necessitando de muito tempo dos colaboradores. Outro aspecto que ajuda muito quanto à inadimplência é a emissão de boletos bancários e o SophiA possui boletos da maioria dos bancos. Recomendo muito o sistema para quem quiser ter um controle real de tudo na sua Faculdade.” — profissional da Tecnologia da Informação da Faculdade de Direito de Sorocaba (FADI), Fabiano Augusto Chagas.

“O SophiA passou a ser utilizado na ESEF [Escola Superior de Educação Física de Jundiaí] numa fase de transição, de divisão do curso de Educação Física em Licenciatura e Bacharelado, ainda existindo turmas do antigo currículo. Foi lançada a licitação e o SophiA venceu, integrando uma série de recursos à gestão, como cadastro dos alunos mais completo e com mais dados; emissão de documentos diversos (declarações, históricos, certificados, diplomas, listas de presença); exportação de dados para outros programas, entre outros.” — Encarregada de Expediente da Secretaria na ESEF, Michelle Bigardi. 

Entre em contato com a equipe responsável pelos softwares da Prima e saiba mais sobre o SophiA Gestão Acadêmica.

A importância da transformação digital

Uma Instituição de Ensino Superior precisa saber se adaptar aos tempos atuais e às novas gerações. Um avanço da educação, nesse sentido, é o reconhecimento pelo Ministério da Educação de diferentes modalidades de ensino e formação à distância — como mestrados profissionais e MBAs, por exemplo. E a integração ao ambiente digital trata-se de mais um passo nessa direção.

Faz parte do papel das IES realizar ajustes para alinhar-se com as expectativas da vida contemporânea, principalmente das novas gerações que frequentam esses espaços hoje em dia. Os estudantes acrescentaram às tradicionais ferramentas de aprendizagem — como os cadernos e os livros — tablets, notebooks e smartphones com acesso ilimitado à internet. 

Um dos resultados positivos disso foi a revolução pedagógica, com surgimento de novas formas de ensinar e de aprender, de tirar dúvidas, e de realizar trabalhos. O ambiente virtual tornou-se um complemento das salas de aulas e demais espaços educacionais, como as bibliotecas físicas, por exemplo.

A transformação digital — através das diversas e variadas ferramentas, e sistemas de gestão acadêmica — trouxe, também, a revolução administrativa, por meio da automatização dos processos realizados dentro de uma instituição de ensino, o que os tornou mais dinâmicos e práticos. O armazenamento de informações no ambiente digital e o atendimento online são dois exemplos básicos disso, e que destravam o fluxo na administração. A implementação do acervo acadêmico digital ilustra bem esse caminho.

Vale salientar que incluir-se nessa transformação digital significa usufruir de todas as vantagens e benefícios oferecidos por ela — no entanto, é essencial priorizar a segurança das informações. O que ratifica a importância da escolha de bons parceiros de trabalho, desde os colaboradores da instituição até os desenvolvedores dos softwares que a IES utiliza. 

Onde mais obter informações sobre o assunto 

Se você gostou dos assuntos abordados nesse artigo, vale ficar atento às postagens no blog da linha de softwares SophiA. Nele você encontra mais informações tanto a respeito do acervo acadêmico digital quanto sobre outros assuntos relacionados à gestão das Instituições de Ensino Superior.  

Vale lembrar, ainda, que quando o assunto é o sistema de educação, suas normas, Decretos, Portarias e demais obrigatoriedades, umas das fontes mais seguras para serem acessadas é o portal do Ministério da Educação.